El pasado 2 de agosto, la Subgerencia de Soporte Corporativo reunió a todas las áreas de RTVC en el estudio 1, para presentarles oficialmente el nuevo modelo para la estructuración de la contratación en la entidad.
En esta mesa de trabajo se explicó que este modelo tiene como base 4 pilares esenciales: identificación de la necesidad, acompañamiento integral (jurídico y financiero), estudio del sector y radicación formal del trámite contractual.
En el primer pilar, identificación de la necesidad, se debe tener claro el qué, cómo, por qué y cuándo de lo que vamos a satisfacer desde las áreas.
Siendo este nuestro punto inicial y más importante, las áreas deben determinar, qué se contratará (Ley, norma, plan, proyecto), su objeto (prestación del servicio, adquisición, identificación del código PAA y rubro de financiación).
También debe definirse el plazo de ejecución, el valor del contrato, la definición de la modalidad de selección, el estudio de mercado (mínimo 3 cotizaciones salvo para las órdenes de compra y/o servicio), el análisis del sector y la matriz de riesgo.
Surtida esta fase, vamos con el acompañamiento integral desde lo jurídico y financiero, para esto las áreas deben enviar un correo a la Coordinación de Proceso de Selección y Contratación contratacionsoporte@rtvc.gov.co con copia a lserrano@rtvc.gov.co y rduenas@contratista.rtvc.gov.co y solicitar la asignación de un abogado.
Este profesional acompañará al área en la estructuración del proceso contractual, y verificará el cumplimiento de los requisitos técnicos, financieros y jurídicos que debe tener el estudio previo del proceso y sus anexos.
Para la elaboración del estudio del sector, las áreas deben remitir una comunicación desde el correo del ordenador del gasto, director, coordinador y/o jefe del área, a la Coordinación de Presupuesto, solicitando la estructuración del Estudio del Sector, con sus anexos correspondientes: matriz de riesgos, cotizaciones de los oferentes y ficha diligenciada.
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Una vez validado los documentos recibidos, se revisarán las cotizaciones, que deben cumplir con los requisitos técnicos, determinando la capacidad financiera de los oferentes, los valores históricos de la necesidad desde la plataforma SECOP II y se sacará el presupuesto con la información de la comparación de la oferta y demanda (cotizaciones e históricos).
Importante: si es una contratación directa, se determina el oferente ganador, el cual debe cumplir con los aspectos técnicos, jurídicos, económicos y financieros.
Recuerden que las cotizaciones aportadas por las empresas deben incluir todos los elementos solicitados en igualdad de condiciones, sino serán devueltas. Estas deben tener una fecha de vigencia suficiente, es decir, hasta que se realice el proceso de selección o se firme el contrato.
Una vez presupuesto elabore el estudio del sector, será enviado por correo a las áreas para las aprobaciones técnicas y jurídicas, y posterior visto bueno del ordenador del gasto, director, coordinador y/o jefe del área.
Como último paso, el área radica formalmente la solicitud contractual a la Coordinación de Proceso de Selección y Contratación a través de un mensaje a los correos antes mencionados.
Por favor: las áreas tengan en cuenta que los documentos a radicar, sean remitidos con los ajustes solicitados durante el acompañamiento jurídico y financiero.
En la contratación directa verificar que el futuro contratista cumpla con las condiciones de idoneidad y experiencia (persona natural) y capacidad financiera (persona jurídica o persona natural con establecimiento de comercio) para el cumplimiento del contrato. Establecer adecuadamente las obligaciones específicas del contrato.
Para cerrar, se recordó a los asistentes que no son necesarias las trazabilidades de correo a múltiples colaboradores.
¡En RTVC seguimos evolucionando para prestar un mejor servicio!